Conditions générales d'utilisation et de vente

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Ces conditions encadrent l'utilisation de Shiftly par les entreprises qui s'y abonnent et par les personnes à qui elles ouvrent un accès. Elles comprennent, en annexe, l'accord de sous-traitance des données personnelles prévu par l'article 28 du RGPD.

1. Définitions

• Éditeur : [raison sociale], qui édite et exploite Shiftly (voir les mentions légales).
• Service : le logiciel Shiftly accessible en ligne (site, application web, applications mobiles), et la tablette de pointage fournie avec l'abonnement.
• Client : l'entreprise, professionnelle, qui souscrit un abonnement pour un ou plusieurs établissements.
• Établissement : un lieu de travail géré comme une entité distincte dans Shiftly (équipe, planning, réglages et export de paie propres).
• Utilisateur : toute personne disposant d'un compte ouvert par le Client : dirigeant, responsables et salariés.
• Données du Client : les informations saisies dans Shiftly par le Client et ses Utilisateurs, ou produites par leur usage (pointages, planning, absences…).

2. Objet et acceptation

Shiftly permet de faire le planning des équipes, de décompter leur temps de travail par badgeage, de gérer les demandes d'absence et de congés, et de préparer les éléments variables de paie transmis au comptable. Le Client accepte les présentes conditions en souscrivant un abonnement ; chaque Utilisateur les accepte pour ce qui le concerne en créant son compte. Le Service est réservé aux professionnels.

3. Comptes et accès

• Le Client désigne un dirigeant, qui invite les Utilisateurs et fixe leurs droits (voir l'équipe, modifier le planning, traiter les demandes, utiliser l'agent…). Il peut les modifier à tout moment.
• Chaque compte est personnel. L'Utilisateur garde ses identifiants confidentiels et signale au Client toute utilisation suspecte ; il peut révoquer ses appareils de confiance depuis son profil.
• Toute modification faite depuis un compte, directement ou par l'agent, est enregistrée dans l'historique de l'établissement au nom de ce compte.
• Un Client qui gère plusieurs établissements (formule Réseau) accède à chacun depuis un même compte ; chaque établissement reste distinct.

4. Démo gratuite

« Essayer Shiftly » ouvre, sans inscription ni paiement, une entreprise de démonstration peuplée de personnes fictives, réservée à son visiteur. Elle sert uniquement à découvrir le Service : certaines fonctions y sont désactivées (envoi d'invitations, de fichiers, jumelage de badgeuses…), et l'agent y est limité. La session dure deux heures. L'entreprise de démonstration est effacée dès que le visiteur quitte la démo, ou 30 minutes après la fermeture de la page s'il n'y revient pas. Il est interdit d'y saisir des données réelles concernant des personnes. La démo est fournie en l'état, sans engagement de disponibilité.

5. Formules, prix et paiement

5.1 Formules

Le Client choisit une formule par établissement : Essentiel, Pro ou Réseau (à partir de deux établissements). Le contenu de chaque formule est décrit sur la page des tarifs ou dans le devis accepté. Le prix est fixé par établissement, quel que soit le nombre de salariés.

5.2 Prix

Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA en vigueur s'y ajoute. Ils sont payables mensuellement, ou annuellement d'avance avec deux mois offerts. Les prix applicables sont ceux en vigueur au jour de la souscription ; toute évolution est notifiée au Client au moins 30 jours avant de s'appliquer, et le Client peut alors résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

5.3 Facturation et paiement

Les factures sont émises [en début de période / à la souscription] et payables [par prélèvement / carte / virement, sous X jours]. Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Après une relance restée sans effet pendant 15 jours, l'Éditeur peut suspendre l'accès au Service jusqu'au paiement.

5.4 Changement de formule

Le Client peut changer de formule ou de nombre d'établissements à tout moment. Une montée en gamme s'applique immédiatement, au prorata ; une descente s'applique à la période suivante. Les données sont conservées ; seules les fonctions non comprises dans la nouvelle formule cessent d'être accessibles.

6. Tablette de pointage

Une tablette de pointage est fournie pour chaque établissement abonné et configurée pour Shiftly. [Choisir : elle est installée sur place par l'Éditeur / envoyée prête à brancher et jumelée à distance par code.]

• La tablette est [mise à disposition et reste la propriété de l'Éditeur / cédée au Client]. [Si mise à disposition : le Client en a la garde, l'utilise uniquement pour Shiftly et la restitue en bon état dans les 30 jours suivant la fin de l'abonnement ; à défaut, elle lui est facturée [montant] €.]
• En cas de panne non due à une mauvaise utilisation, l'Éditeur remplace la tablette [délai]. La casse, la perte ou le vol restent à la charge du Client [ou : franchise de X €].
• Une badgeuse perdue ou volée doit être signalée et révoquée sans délai depuis l'écran Badgeuses : elle ne peut alors plus enregistrer de pointage.

7. Obligations du Client et des Utilisateurs

7.1 Bon usage

Les Utilisateurs saisissent des informations exactes, notamment leurs pointages et leurs demandes, et s'interdisent de contourner les contrôles du Service (badger pour un tiers, tenter d'accéder aux données d'une autre entreprise, perturber le Service, en extraire le contenu de manière automatisée) ou de l'utiliser à des fins contraires à la loi ou au règlement intérieur.

7.2 Obligations de l'employeur

Le Client, en tant qu'employeur et responsable du traitement des données de ses salariés, s'engage notamment à :

• informer ses salariés, avant la mise en service, du dispositif de décompte du temps de travail, de ses finalités, de ses destinataires, des durées de conservation et de leurs droits ;
• consulter le comité social et économique lorsqu'il en existe un (art. L2312-38 du Code du travail) ;
• n'activer le contrôle de zone au badgeage qu'après en avoir informé ses salariés, et ne pas utiliser le Service pour surveiller ses salariés en dehors de leur temps de travail ;
• ne saisir que les données nécessaires, en particulier pour les données de santé (arrêts maladie) ;
• tenir à jour son registre des activités de traitement.

7.3 Paie et temps de travail

Shiftly mesure : il fournit des heures et des compteurs bruts. Il n'applique aucun taux de majoration, plafond ou règle conventionnelle à la place du Client ou de son comptable, qui restent seuls responsables de la qualification des heures, des bulletins de paie et du respect du droit du travail. Le Client vérifie les éléments exportés avant de les transmettre.

8. Agent IA

8.1 Ce qu'est l'agent

Les responsables (dirigeant, directeur adjoint, manager) peuvent disposer d'un agent qui répond à leurs questions sur l'équipe et, s'ils y sont autorisés, exécute certaines tâches à leur place : traiter une demande en attente, corriger un pointage des 31 derniers jours, créer ou modifier un créneau du planning à venir.

8.2 Activation

Le dirigeant décide, personne par personne, qui peut interroger l'agent et qui peut le laisser agir. Par défaut, les directeurs adjoints et managers peuvent l'interroger mais pas le laisser agir ; les salariés n'y ont pas accès. L'Éditeur peut suspendre les actions de l'agent pour tous les Clients, par exemple en cas d'incident.

8.3 Actions exécutées sans confirmation

Quand il est autorisé à agir, l'agent exécute les tâches qu'on lui confie immédiatement, sans demander de confirmation. Chaque action est faite au nom et avec les droits du responsable qui a donné la consigne, qui en reste l'auteur ; passe par les mêmes contrôles qu'une modification faite à l'écran ; s'affiche au moment où elle est faite, puis reste dans l'historique avec la valeur d'avant. L'agent n'agit jamais sur les données du responsable qui l'utilise, ne revient pas sur une demande déjà tranchée, ne pose ni n'annule de congé directement, ne modifie ni le planning passé ni les pointages de plus de 31 jours, et ne fait pas plus de 15 actions par consigne ni plus de 60 par jour et par personne.

8.4 Fiabilité

L'agent s'appuie sur un modèle d'intelligence artificielle : une réponse peut être incomplète ou inexacte, et une consigne peut être mal interprétée. Le responsable formule des consignes précises, vérifie les actions affichées et les chiffres importants avant de s'en servir, en particulier pour la paie, et corrige à l'écran toute action qui ne correspond pas à sa demande. En cas d'écart, les écrans et exports de Shiftly font foi. Le traitement des données par l'agent est décrit dans la politique de confidentialité.

9. Disponibilité et support

L'Éditeur fait ses meilleurs efforts pour rendre le Service accessible en continu, sauf maintenance (annoncée à l'avance lorsqu'elle est programmée) et événements indépendants de sa volonté. Le badgeage reste enregistrable par la tablette en cas de coupure réseau courte [à confirmer selon le fonctionnement de la borne]. Le support est joignable à [adresse e-mail et/ou téléphone, horaires]. L'agent peut être indisponible si le fournisseur d'IA l'est ; les autres fonctions restent utilisables.

10. Données personnelles

Pour les données de ses salariés, le Client est responsable du traitement et l'Éditeur agit comme sous-traitant, dans les conditions de l'annexe 1. Pour les données des comptes clients, de facturation et des prospects, l'Éditeur est responsable du traitement. L'ensemble est décrit dans la politique de confidentialité.

11. Propriété intellectuelle

Shiftly, son code, ses interfaces, sa marque et ses contenus appartiennent à l'Éditeur. L'abonnement donne au Client et à ses Utilisateurs un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement. Les Données du Client restent sa propriété ; l'Éditeur ne les utilise que pour fournir le Service.

Les bugs et améliorations que les Utilisateurs envoient depuis l'application (« Signaler un bug ou une amélioration ») peuvent être librement utilisés par l'Éditeur pour corriger et faire évoluer Shiftly, sans contrepartie.

12. Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il n'est pas responsable des décisions prises par le Client à partir du Service (temps de travail, congés, paie), ni des dommages résultant d'une mauvaise utilisation, d'une saisie inexacte ou d'un manquement du Client à ses propres obligations. Sauf faute lourde ou intentionnelle, et sauf dommage corporel, la responsabilité totale de l'Éditeur est limitée aux sommes payées par le Client au titre du Service pendant les 12 mois précédant le fait générateur, et exclut les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de données non sauvegardées par le Client). [Clause à valider par un juriste.]

13. Durée, résiliation et restitution

• L'abonnement mensuel est sans engagement : il se renouvelle chaque mois et peut être résilié à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours.
• L'abonnement annuel est payé d'avance et se renouvelle par périodes d'un an, sauf résiliation au moins 30 jours avant l'échéance.
• En cas de manquement grave d'une partie, non réparé 30 jours après une mise en demeure, l'autre partie peut résilier de plein droit.
• À la fin de l'abonnement, le Client peut exporter ses données (exports de paie, rapports) pendant 30 jours ; elles sont ensuite supprimées dans les 90 jours, sauf obligation légale de conservation. La tablette est restituée comme prévu à l'article 6.

14. Suspension

L'Éditeur peut suspendre un compte ou un accès en cas d'usage contraire aux présentes conditions, d'atteinte à la sécurité du Service ou de défaut de paiement, après en avoir informé le Client sauf urgence. La suspension prend fin dès que la cause a disparu.

15. Modifications

Ces conditions peuvent évoluer. Les changements importants sont notifiés au Client et signalés dans l'application au moins 30 jours avant de s'appliquer ; le Client qui les refuse peut résilier sans frais avant leur entrée en vigueur.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de [ville du siège], y compris en cas de référé ou de pluralité de défendeurs.

Annexe 1 · Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)

A. Objet et durée

Le Client (responsable du traitement) confie à l'Éditeur (sous-traitant) le traitement des données personnelles de ses Utilisateurs nécessaire à la fourniture du Service, pour la durée de l'abonnement et jusqu'à la suppression des données prévue à l'article 13.

B. Description du traitement

• Nature et finalités : hébergement, mise à disposition et traitement des données pour le planning, le décompte du temps de travail, la gestion des absences et des congés, la préparation des éléments de paie, la traçabilité et, si le Client l'active, l'agent IA.
• Personnes concernées : salariés, intérimaires, stagiaires, apprentis et responsables du Client disposant d'un compte ou figurant au planning.
• Catégories de données : identité et coordonnées, données contractuelles et de paie, temps de travail et badgeages, position de l'appareil de badgeage si le contrôle de zone est activé, demandes et pièces jointes, données de santé limitées aux arrêts maladie et accidents du travail, préférences de planning, données de connexion et historique des modifications.

C. Engagements de l'Éditeur

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, constituée des présentes conditions et des réglages qu'il effectue dans le Service, et l'informer s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation.
• Garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter y soient tenues.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité (chiffrement des échanges, hachage des mots de passe, cloisonnement par entreprise, contrôle des droits, journalisation).
• Ne recourir à un sous-traitant ultérieur qu'avec les mêmes obligations ; la liste à jour figure dans la politique de confidentialité. Le Client est informé de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance et peut s'y opposer pour un motif légitime, en résiliant sans frais si aucune solution n'est trouvée.
• N'effectuer de transfert hors de l'Union européenne qu'avec les garanties prévues au chapitre V du RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types).
• Aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes, et à réaliser ses analyses d'impact et consultations préalables lorsqu'elles sont nécessaires.
• Notifier au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à la CNIL.
• Au terme du contrat, restituer les données au Client (exports) puis les supprimer, ainsi que leurs copies, dans les délais de l'article 13, sauf obligation légale de conservation.
• Mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits, sur demande raisonnable et préavis de 30 jours, aux frais du Client et dans le respect de la confidentialité des autres clients.
• Tenir un registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients.

D. Engagements du Client

Le Client garantit la licéité des traitements qu'il confie à l'Éditeur, informe les personnes concernées, répond à leurs demandes d'exercice des droits et ne transmet que des données exactes et nécessaires.